Einleitung
Eine gelungene Veranstaltung lebt von einer klaren Planung und der richtigen Musik. Ob Hochzeit, Firmenfeier oder Clubnacht – mit dieser DJ-Checkliste behältst du in Mainz, Wiesbaden und Frankfurt im Rhein-Main-Gebiet den vollen Überblick. Hier kommen 15 Punkte, die du unbedingt abhaken solltest, damit dein Event reibungslos läuft und die Tanzfläche bebt.
1. Ziel, Datum und Zeitrahmen klären
Definiere Anlass, Publikum und deine Ziele. Lege Start- und Endzeit sowie gewünschte Lautstärkezeiten fest. So stimmt alles von Vornherein.
2. Budget und Zuständigkeiten festlegen
Plane dein Budget für DJ, Technik, Location, Deko und Personal. Benenne Ansprechpartner für Booking, Aufbau, Programm und Abbau.
3. Location sichern
Prüfe Kapazität, Tanzfläche, Stromversorgung, Zufahrt und Lärmschutz. Kläre Hausordnung, Sperrstunden und eventuelle Auflagen.
4. DJ auswählen und buchen
Achte auf Referenzen, Stil und Erfahrung. Ein Hochzeits-DJ Mainz oder Event-DJ Rhein-Main kennt regionale Besonderheiten. Fixiere Vertrag, Gage und Technikbedarf schriftlich.
5. Musikprofil definieren
Lege Must-Plays, No-Gos, Genres, Sprachen und besondere Momente (z. B. Eröffnungstanz) fest. Denke an die Mischung verschiedener Altersgruppen.
6. Technik prüfen oder organisieren
Sorge für PA, Licht, Mikrofone und DJ-Setup. Prüfe Absicherung, Stromkreise, Steckdosen und Kabelwege. Plane Backups für kritische Komponenten.
7. Ablaufplan erstellen
Skizziere Eintreffen, Aufbau, Soundcheck, Empfang, Dinner, Reden, Tanzstart und Specials. Stimme Zeiten mit Location, Catering und DJ ab und baue Puffer ein.
8. Dienstleister koordinieren
Binde Location, Eventagentur, Catering, Foto und Moderation ein. Teile Ablaufplan, Kontaktliste und Meilensteine rechtzeitig.
9. Gästeliste und Einladungen managen
Sammle Zu- und Absagen, Allergien, Barrierefreiheit und Shuttle-Bedarf. Informiere über Dresscode, Parken und Einlasszeiten.
10. Genehmigungen und Lizenzen prüfen
Je nach Format benötigst du GEMA-Lizenzen, Sondergenehmigungen oder Security. Achte auf kommunale Vorgaben und Hausregeln.
11. Logistik und Anfahrt klären
Reserviere Ladezone und Parkplätze. Markiere Schleppwege und halte einen Ansprechpartner für Anlieferungen bereit.
12. Sicherheit und Notfallplanung
Benenne Ersthelfer, Sammelpunkte und Feuerlöscher-Standorte. Lege Notrufnummern fest und erstelle einen einfachen Plan B.
13. Atmosphäre und Setting gestalten
Plane Deko, Lichtstimmung, Branding und Sitzordnung. Sorge für eine einladende Tanzfläche und gemütliche Loungebereiche.
14. Verpflegung für Gäste und Crew
Stelle ausreichend Getränke, Snacks und Crew-Catering bereit. Plane feste Pausen und klare Zeiten für Service und Reden.
15. Finale Abstimmung
Führe einen Pre-Event-Call mit DJ und Team durch. Bestätige Timings, Kontakte, Einlass, Zahlung und Notfallnummern am Vortag.
Fazit
Mit dieser DJ-Checkliste legst du das Fundament für eine unvergessliche Stimmung auf der Tanzfläche. Suchst du einen verlässlichen DJ für deine Hochzeit oder dein Firmenevent in Mainz, Wiesbaden oder Frankfurt? Kontaktier uns – gemeinsam entwickeln wir das perfekte Konzept für dein Event!
